Objectifs de la formation
- Comprendre les enjeux de l’archivage et du classement des documents pour mieux gérer l’information au sein de votre organisation.
Public
Assistante ou secrétaire, toute personne souhaitant organiser un classement des documents au sein de l’entreprise
dPré-requis
Aucun
Durée
3 Jours
Méthode pédagogique
Des exercices pratiques et des démonstrations vous permettront de mettre en pratique les notions théoriques présentées.
Pour les formations “A distance”, elles sont réalisées avec un outil de visioconférence de type Teams ou Zoom selon les cas, permettant au formateur d’adapter sa pédagogie.
Retrouvez sur notre site internet toutes les précisions sur les sessions à distance ou les classes virtuelles.
Module 1 : Analyser les informations à traiter pour bien les conserver
- Définition de l’archivage (Pourquoi archiver ?)
- Organisation des flux physiques de l’archivage
- Environnement et contexte de l’archivage
- Conditions optimales pour un bon archivage
- Analyser l’information à traiter dans son service
- Identifier les documents / information dont on aura besoin à l’avenir
- Connaître les différentes méthodes de classement et d’archivage (avantages et limites)
- Choisir une méthode de classement et d’archivage adaptée
- Choisir la méthode de classement là mieux adaptée à son contexte professionnel
- Mettre en œuvre les principes fondamentaux d’un classement efficace
Module 2 : Assurer un accès collectif rapide aux informations
- Élaborer un plan de classement
- Choisir une arborescence et des titres de dossiers pertinents
- Codifier les documents électroniques à archiver
Module 3 : Quoi conserver et quoi détruire
- Les obligations légales en matière de conservation des documents (type, durée, etc)
- Identifier les bonnes pratiques et les critères pour savoir quoi garder ou quoi jeter
- Permettre une consultation des archives facile
- Organiser la destruction des archives
Module 4 : Suivi du classement en utilisant les outils bureautiques
- Utiliser Word pour concevoir votre plan de classement
- Faciliter la recherche des documents sous avec Windows ou autre système d’exploitation : le nommage des fichiers
- Utiliser Excel pour assurer le suivi des archives (dossiers)
- Cas particulier de la gestion des dossiers spécifiques
- Communiquer avec l’équipe pour faire vivre le classement
Module 5 : Comment mettre en place un système de gestion des archives
- Utiliser Word pour concevoir votre plan de classement